仕事の早い人と遅い人は何が違うのか~要領よく仕事をこなすための秘訣とは

 「もっと早くやれよ」「なにボケっとしてる」「それ意味ない」そう言われたことはないか。知らないと一生損するかもしれない重要なノウハウなのに、いくらネットを調べても対策が出てこない。私が知ることをご紹介したい。

 

仕事の対象

 仕事の早い遅いの問題は、会社の業務から、学校生活、日常生活などすべてに共通する。食事を作ったり、モノを片づけたり、掃除する場合も同じ。

 私の観察では、仕事の早い人と遅い人に、いくつかの違いがある。

 

仕事を早くこなす方法

 

無駄なことに時間をかけない

 「オレはこうやらないと気が済まないんだ」それが個人の趣味なら、自分流にいくら時間をかけてもかまわない。納得いくまでやっていい。しかしそのアウトプットに他人が関係する場合は話が別。仕事が遅い人は、これを区別できていない。

 一つの仕事は、いくつか複数の作業に分解される。このうち、結果に大して寄与しない作業は切り捨てる必要がある。それを「やらないと気が済まない」としてやるのは、他人に迷惑をかけるだけ。

 

一歩先をイメージする

 作業が速い人は手が速い。手を速くできるのは、訓練によって獲得した技能とは限らない。一歩先をイメージ出来ていることが関係している。

 仕事が遅い人は、今の作業に集中しているとき次の作業のことが頭にない。今の作業が終わってはじめて「さあ、次はなんだっけ?」となっている。この時、他人からは「ボーッ」としているように見える。この場合すべての作業が直列処理になってしまい完成に時間がかかる。

 次の作業をイメージしていれば、スムースに次の作業に移行できる。今やっている作業の隙間時間に次の作業の段取りを行うことも可能。これは一部並列処理に等しい。

 

工程全体をイメージできると並列処理が可能になる

 ゴールまでの全体の工程が頭にイメージできると、並列処理できて時間が大幅に短縮できる。ごはん、汁物、主菜、副菜がすべて同時に完成しないといけない料理は、高度な並列処理が要求される仕事の一つだ。

 次の図はカルボナーラの製作工程。かなり複雑[1]。麺を茹で終わってからベーコンを炒め、卵を用意していたのでは、麺が冷めて伸びてしまう。

カルボナーラの製作工程

 

作業効率をあげる工夫を続ける

 手作業ではいい道具を揃えることが必要だ。OA作業では、エクセルやワード、PCなど情報機器の使いこなしが効率を高めるために重要になる。

 仕事の早い人は自分で道具を選び、どうやたら効率が良くなるか、常に考え工夫している。

 エクセルやワードを使うことが苦手な人のために、エクセルやワードの使いこなしに関する本が出版されている。このような本は初めの第一歩に役立つものと考えたい。結局のところ、自分で考えたやり方でないと身に付かない。

 

まとめ

 次の2つのことができれば、仕事は格段に速くなる。

1.無駄なことに時間をかけない

2.一歩先をイメージする

 難しいだろうか。これらができる人は、できない人を見てイライラする。それが、冒頭に書いたようなセリフでつい口に出てしまうことがある。

  アレコレ同時にやろうとすると肝心なことが抜け落ちて失敗する。まずはこの2つだけでいい。これができたら、

3.作業効率をあげる工夫を続ける

をやればいい。こういうことでストレスになるのは損だ。このノウハウが、少しでも役に立てば幸いだ。

 

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