お客様のストレスはMAXに！～ブラックサポートの問題

　企業とお客の接点に「お問い合わせ窓口」がある。ところが、ここにはいろんな問題がある。お客の側から見たカスタマーサポート特徴とイライラしないための対応策をご紹介する。

ブラックサポートの特徴

問い合わせ窓口そのものが存在しない

　問い合わせに自ら対応しない。コミニュティや質問掲示板に誘導しておしまい。代表がYahoo japan、マイクロソフト。

回線・要因が最小限

　明らかに少ない要員で対応してひたすら待たせる。何時間もつながらないまま受付時間が過ぎてタイムオーバー。しかも待ち時間の通話料金が顧客負担。代表がOrico、マウスコンピューター。

下請け業者やアルバイト、パートなど、知識のない素人に対応させている

　自分の頭で考えたり判断できないのでマニュアルに沿った対応をする。そのため、たとえ原因が明らかであってもマニュアル通りの無駄なテストを延々やらせる。そしてその結果の報告がないかぎり進まない^[2]。PCパーツ、ソフトメーカー、スマホのキャリアに多い。

聖徳太子チャットしている

　同時に複数の顧客を相手にチャットしている。　別の人のチャットに気を取られていて、返事を書いてもしばらくレスポンスがない。話の流れが頭に入らないから見当はずれの回答をしたり、同じことを何度も聞いたりする。アマゾン、楽天、マカフィーなど。

申請手続きを複雑でわかりにくくしている

　解約、キャンセル、返品、交換、保証申請など、自社に都合の悪い手続きが複雑になっている。これらの申請窓口が見つけにくいところに設置してある。PCや家電の激安通販ショップに多い。

問い合わせ手段を限定する

　「電話のみ受付ます」「メールのみ受付ます」としている。

受付時間が短い

　平日10:00-16:00、昼休み土日祝日除くなど、受付時間を自社の勤務時間の都合に合わせている。これを電話のみ受付とセットにされると、日中働いているサラリーマンなどは連絡の手段がない。ニンテンドーが昔これだった。

確認メールを返さない

　Webやメールから問い合わせした場合、問い合わせ番号を発行しない。内容確認メールを返さない。

　これらの目的は明らか。サポート費用の削減。問い合わせを可能な限り減らし、証拠を残さず、都合の悪いことには回答しない。これがブラックサポートだ。

「たらい回し」の問題

　PC機器やソフトでよくある問題に「たらいまわし」がある。例えば、新しく買った機器が動かない。ハードを作ったメーカに聞くと

「それはOSの問題ですね、マクロソフトに聞いてみたら？」

　言われるまま、マイクロソフトに聞いてみると、

「それはハードのせいでしょう。ハードを作ったメーカに聞いたら？」

　となってしまう。

　他社のせいにするのは、まず自社製品に問題が無いことを実証した後でなければならない。この場合はせめて「自社にご案内できる情報はございません」というべき。「どこそこに聞いてみたら？」というのは余計なアドバイスだ^[1]。

消費者側の防衛策

　運悪く問題のあるサポートを利用するハメになったらどうしたらよいか。返事が来ない場合は督促を出すことになるが、延々待またされない為に、必ず回答期日を明記しよう。

　対応が納得いかない場合「消費者センターに連絡するぞ」という人もいるが、ここは報告を受けてアドバイスをくれるだけ。

　一定以上の規模を持つ国内メーカーに対しては「社長にお手紙を出します」というのが効果的な場合がある。サポートの対応が悪いのはその担当個人か、担当部署の問題の可能性がある。社長に直接連絡すればトップダウンで「何をしておる」とチェックが入るから、担当者は心穏やかでいられなくなる。

　いまは内容証明、配達証明つきの電子郵便をネットから簡単に出せるから、社長宛に郵便を出すのはとても簡単だ^※（小規模な商社相手には無効）。

　最良の防衛策は、最初からサポートの悪い企業の商品やサービスを利用しないこと。

　例えば、電話代をお客様に負担させておいて一日中繋がらなくしているOricoは、契約してはならないカード会社の一つと考えている。

※：巨大組織が相手の場合は相手を選ぶ必要がある。NHKの解約ならお住まいの地域の支局長が妥当だ。手紙を出したらいままでやりとりしたメールはすべて保管し、電話がかかってきたら必ず録音しよう。

巨大外資系企業にはこう対処する

　インテルやマイクロソフトなどの巨大外資系企業のカスタマーサポートは各国に分散していて、こちらから組織や責任体制が見えない。担当者はマニュアルや規定に沿って動くだけなので、そこでゴネたり苦情を言っても無駄である。

　彼らは情報さえ出してやればスムースに動くので、こちらに都合よく事が進むよう情報を出してやるのが得策だ^※。出した情報の真偽について詮索されることはまずない。このように相手の立場や性質をよく理解して、無駄なエネルギーや時間を使わないで済むようにしたい。

※：外資系企業の商品で不具合が生じた場合、一々商品を引き取って調べることはほとんどない。質問や、チェック項目の調査、写真の要求などがくる。これらを出して問題が認定されると新品が送られてきて、古いやつはそっちで破棄してください、で終わることが多い。これはサポートが中国や韓国にあるため。

優良企業のサポートの特徴

　ほとんど上記の裏返しになるが、補足事項だけ追加する。

１．夜間や休日に受付している
　夜は9時まで、土日も対応する。

２．電話を待たせない工夫をしている
　電話予約のシステムを導入している（予約すると向こうからかかってくる仕組みがある）

３．応答時間を明記している
　電話の待ち時間をリアルタイムで表示したり、繋がりやすい時間帯の表などが見える仕組みを作っている。メールやWebの場合は「必ず２４時間以内にお返事します」などという表記がある。

　パナソニックやアマゾンは、質の良いサポートを展開している代表企業だ。パナソニックは最後まで、お客様本位の対応をする。Webサイトの構造も利用者の利便を第一に考えてある。作る商品が少々マズくても、商品を買うとき、パナソニックはいつも第一候補になる。

　アマゾンは返品に寛容なのがうれしい。出品者ではなく消費者を大切に考える姿勢なので安心して買い物ができる。おかげで私の通販買い物は９割以上がアマゾンになった。

　良質なカスタマーサポートを展開する企業はほかにもたくさんある。このようなカスタマーサポートに力を入れているところは例外なく企業イメージがよく、そのことが利益の拡大に繋がっている。長期的に利益を上げている企業の秘密は、こんなところにあるのかもしれない。

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カスタマーサポートのノウハウ書

＜参考＞
Web郵便の窓口内容証明、配達証明付きも出せます
見つけることが難しいYhaooの問い合わせ窓口一覧

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